Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Samuel Brunner
1090 Wien,
Österreich
E-Mail: samuel.brunner16@gmail.com

2. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

Im Rahmen der Nutzung des Dienstes „Smart Document Analyzer“ werden personenbezogene Daten verarbeitet, soweit dies zur Bereitstellung der Funktionen erforderlich ist.

Dies umfasst insbesondere die Verarbeitung von Daten aus hochgeladenen PDF-Dokumenten (z. B. Rechnungen) sowie technisch notwendige Verbindungsdaten.

Der Zugriff auf den Dienst ist ausschließlich authentifizierten Nutzern möglich. Die Übertragung sämtlicher Daten erfolgt verschlüsselt über HTTPS (TLS).

3. Einsatz von KI- und OCR-Dienstleistern

Sofern aus hochgeladenen PDF-Dateien kein direkt lesbarer Text extrahiert werden kann (z. B. bei gescannten oder bildbasierten Dokumenten), wird zusätzlich ein externer OCR-Dienst eingesetzt.

Für OCR wird Microsoft Azure AI Document Intelligence eingesetzt.

Der Dienst wird ausschließlich genutzt, um Bildinhalte in maschinenlesbaren Text umzuwandeln. Die so extrahierten Textinhalte werden anschließend für die strukturierte KI-Analyse verwendet.

Zur automatisierten Analyse hochgeladener Rechnungen wird der Microsoft Azure OpenAI Service (Modell: GPT-5 mini) eingesetzt.

Technischer Anbieter der eingesetzten Cloud-Infrastruktur in der EU ist: Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irland.

Der Einsatz erfolgt ausschließlich zum Zweck der automatisierten Datenextraktion und strukturierten Analyse von Dokumentinhalten.

Im Rahmen der Verarbeitung werden ausschließlich die für die Analyse erforderlichen Inhalte (z. B. extrahierter Text aus PDF-Dokumenten) an den KI-Dienst übermittelt (Datenminimierung).

Die Verarbeitung erfolgt entsprechend den technischen und vertraglichen Einstellungen in Microsoft Azure. Eine Nutzung der Kundendaten zu Trainingszwecken des Basismodells ist nicht Teil der beauftragten Nutzung.

Im Rahmen des Azure OpenAI „Global Standard" Deployment-Typs kann eine Verarbeitung technisch auch außerhalb der Europäischen Union stattfinden. In diesen Fällen erfolgt die Übermittlung auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 46 DSGVO, insbesondere Standardvertragsklauseln (SCC).

Weitere Informationen zu Datenschutz und Compliance bei Microsoft Azure finden Sie in den jeweiligen Microsoft-Datenschutzinformationen.

4. Auftragsverarbeitung und Unterauftragsverarbeiter

Microsoft wird als Auftragsverarbeiter bzw. Unterauftragsverarbeiter für die technische Leistungserbringung eingesetzt.

Die erforderlichen Regelungen zur Auftragsverarbeitung (DPA) sind Bestandteil der Microsoft-/Azure-Vertragsbedingungen. Ein separater individueller DPA mit Microsoft ist daher in diesem Nutzungsmodell nicht erforderlich.

5. Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich, soweit dies zur Erbringung des Dienstes erforderlich ist (z. B. an eingesetzte technische Dienstleister wie Microsoft Azure).

Eine darüber hinausgehende Weitergabe an unbefugte Dritte erfolgt nicht.

6. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung des jeweiligen Zwecks erforderlich ist.

Zur temporären Speicherung der Dokumente und Analyseergebnisse wird Azure Blob Storage verwendet. Hochgeladene Dokumente sowie daraus extrahierte Daten werden durch unsere Systeme automatisch nach spätestens 24 Stunden gelöscht.

7. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), da die Verarbeitung zur Bereitstellung und Nutzung des Dienstes erforderlich ist.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, auf Berichtigung unrichtiger Daten, auf Löschung, auf Einschränkung der Verarbeitung sowie auf Datenübertragbarkeit.

Zudem haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an uns wenden.

Zudem besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.

9. Kontakt

E-Mail: samuel.brunner16@gmail.com